Vous en avez assez de perdre un temps précieux à gérer vos emails ? Découvrez comment Roundcube, l’interface webmail intuitive et puissante proposée par OVH, peut vous aider à optimiser votre productivité. Plongeons ensemble dans les fonctionnalités méconnues et les astuces d’experts pour en tirer le meilleur parti.
Roundcube : bien plus qu’un simple webmail
Loin d’être un énième client mail, Roundcube est une véritable suite collaborative pensée pour les professionnels. Interface épurée, réactivité, stabilité, sécurité renforcée… Autant de qualités qui en font l’outil idéal pour gérer efficacement vos échanges au quotidien.
Que vous soyez une PME, un indépendant ou un grand groupe, Roundcube s’adapte à vos besoins spécifiques. Hébergé sur les serveurs d’OVH réputés pour leur fiabilité, il vous assure une disponibilité optimale de votre messagerie. Fini les pertes de temps et d’argent liées aux pannes !
Astuces d’experts pour aller plus loin :
- Activez les réponses automatiques en cas d’absence pour maintenir le contact
- Créez des modèles d’emails pour les messages récurrents (information, prospection…)
- Utilisez les étiquettes colorées pour repérer en un coup d’œil les emails prioritaires
- Paramétrez des sons différents pour les notifications selon l’expéditeur ou l’objet
- Épinglez les dossiers importants pour y accéder en un clic depuis n’importe quelle vue
Dites adieu à la frustration des pièces jointes
Qui n’a jamais perdu de longues minutes à chercher une pièce jointe dans les méandres de sa messagerie ? Avec Roundcube, cette frustration appartient au passé. Son puissant moteur de recherche permet de retrouver n’importe quel fichier en quelques secondes, grâce à de multiples critères : nom, type, expéditeur, date…
Non seulement vous accédez facilement aux pièces jointes, mais vous pouvez aussi les prévisualiser directement dans l’interface, sans avoir à les télécharger. Pratique pour consulter rapidement un document ou vérifier avant transfert. Roundcube supporte tous les formats courants, de Microsoft Office à PDF en passant par les images, vidéos et archives ZIP.
Astuces d’experts pour aller plus loin :
- Glissez-déposez des fichiers depuis votre ordinateur pour les attacher en un clin d’œil
- Définissez des règles pour détacher automatiquement certaines pièces jointes récurrentes
- Envoyez des fichiers volumineux via des liens de téléchargement plutôt qu’en pièces jointes
- Convertissez des documents dans un autre format avant envoi (ex : Word en PDF)
- Compressez plusieurs fichiers dans un ZIP pour économiser de la bande passante
Sécurisez et chiffrez vos messages sensibles
La confidentialité des échanges est un enjeu majeur, surtout avec la multiplication des cybermenaces. Conscient de ce défi, Roundcube intègre des fonctions avancées de sécurisation pour protéger vos données.
Profitez du chiffrement SSL/TLS pour garantir des communications email sûres de bout en bout. Vos messages et pièces jointes sont ainsi à l’abri des regards indiscrets. Pour encore plus de sérénité, ajoutez une signature numérique à vos emails pour prouver votre identité et éviter l’usurpation.
Astuces d’experts pour aller plus loin :
- Activez la double authentification pour sécuriser l’accès à votre compte
- Utilisez des phrases de passe robustes et changez-les régulièrement
- Configurez des filtres anti-spam et anti-hameçonnage pour éliminer les menaces
- Chiffrez les messages sensibles avec le protocole OpenPGP
- Formez vos collaborateurs aux bonnes pratiques de sécurité informatique
Boostez votre productivité grâce à l’automatisation
Traiter manuellement chaque email est chronophage et peu valorisant. Roundcube vous fait gagner un temps fou grâce à de puissantes fonctions d’automatisation. Laissez l’intelligence artificielle classer, prioriser et même répondre à certains messages de routine !
Définissez des règles pour filtrer automatiquement les emails selon de multiples critères : expéditeur, objet, contenu, pièces jointes… Vous pouvez ainsi isoler les newsletters dans un dossier dédié, placer les factures dans votre outil comptable ou archiver les notifications de réseaux sociaux, le tout sans intervention manuelle.
Astuces d’experts pour aller plus loin :
- Créez des réponses automatiques personnalisées selon la requête détectée
- Transférez automatiquement certains emails à la personne ou au service compétent
- Intégrez un assistant virtuel pour gérer vos rendez-vous et réunions
- Générez des rapports d’activité pour suivre vos échanges et votre réactivité
- Synchronisez Roundcube avec vos autres outils métiers (CRM, ERP, helpdesk…)
Collaborez efficacement avec vos équipes
Roundcube est pensé pour faciliter le travail d’équipe autour des emails. Partagez des dossiers avec des collègues pour travailler ensemble sur des projets. Assignez des tâches directement depuis un email pour suivre les actions. Échangez sur un message grâce aux commentaires intégrés.
Vous pouvez aussi donner des accès ponctuels à des prestataires ou clients, sans compromettre la sécurité. Les droits d’accès sont finement paramétrables pour maîtriser qui peut voir et faire quoi. Pratique pour collaborer avec des personnes externes !
Astuces d’experts pour aller plus loin :
- Mettez en place des listes de diffusion pour informer facilement toute une équipe
- Définissez des rôles (administrateur, modérateur…) pour déléguer la gestion
- Utilisez des dossiers partagés pour centraliser les emails liés à un projet
- Intégrez un chat pour échanger de façon informelle sur un email
- Paramétrez des notifications pour être alerté des actions des collaborateurs
Accédez à votre messagerie partout et tout le temps
Avec la multiplication des appareils, pouvoir accéder à ses emails de n’importe où devient crucial. Roundcube vous accompagne dans tous vos déplacements grâce à son interface responsive qui s’adapte à tous les écrans.
Que vous utilisiez un smartphone, une tablette ou un ordinateur, profitez d’une expérience fluide et intuitive. Tous vos messages, contacts et dossiers sont synchronisés en temps réel, vous permettant de travailler de façon transparente sur tous vos appareils.
Astuces d’experts pour aller plus loin :
- Ajoutez un raccourci vers Roundcube sur l’écran d’accueil de votre smartphone
- Synchronisez votre messagerie avec votre client mail préféré (Outlook, Mail, Thunderbird…)
- Utilisez un gestionnaire de mots de passe pour accéder rapidement à votre compte
- Préchargez les emails pour pouvoir les consulter hors connexion
- Activez les notifications push sur mobile pour être alerté en temps réel
Personnalisez Roundcube selon vos besoins métiers
Roundcube offre de nombreuses options de personnalisation pour s’adapter à votre activité et vos préférences. Choisissez parmi des dizaines de thèmes graphiques pour changer l’apparence. Réorganisez les éléments d’interface pour prioriser ce qui compte vraiment pour vous. Configurez vos raccourcis clavier préférés pour gagner en rapidité.
Vous avez des besoins spécifiques ? Pas de problème, étendez les fonctionnalités en installant des plugins. Traduction automatique, intégration de Dropbox, aperçu des pièces jointes… Les possibilités sont quasi illimitées. Vous pouvez même développer vos propres extensions pour répondre sur-mesure à vos enjeux business.
Astuces d’experts pour aller plus loin :
- Adaptez les libellés et messages à la terminologie de votre métier
- Intégrez votre charte graphique et logo pour renforcer votre identité de marque
- Développez des plugins métiers connectés à vos outils internes
- Formez vos utilisateurs pour qu’ils tirent le meilleur parti de Roundcube
- Faites remonter vos besoins à OVH pour faire évoluer le produit
Misez sur un hébergeur de confiance
Opter pour Roundcube, c’est aussi choisir OVH, un acteur majeur de l’hébergement en Europe. En confiant votre messagerie à cet expert, vous avez la garantie d’une infrastructure de pointe pour des performances optimales.
Les datacenters OVH, basés en France, répondent aux plus hauts standards de sécurité et de disponibilité. Vos données sont répliquées pour prévenir tout risque de perte. Un support technique réactif est à votre écoute pour vous accompagner à chaque étape. De quoi voir venir sereinement !
Astuces d’experts pour aller plus loin :
- Testez Roundcube avec une offre gratuite avant de migrer toute votre messagerie
- Dimensionnez votre serveur en fonction de votre volumétrie d’emails
- Prévoyez des comptes « alias » pour vos différents services (contact@, facturation@…)
- Mettez en place des sauvegardes automatiques chez un autre prestataire
- Anticipez les pics d’activité (soldes, Noël…) pour éviter les surcharges
Dites stop à la perte de temps et d’argent !
Une mauvaise gestion d’emails n’est pas qu’un problème de productivité, c’est aussi un gouffre financier. Entre le temps perdu, les opportunités manquées et les coûts cachés, la facture peut vite grimper. C’est là que Roundcube prend tout son sens.
En automatisant les tâches chronophages, en fluidifiant le travail d’équipe et en sécurisant vos échanges, cet outil dope l’efficacité de votre entreprise. Mieux, il est disponible à un tarif très compétitif, sans compter les économies réalisées sur le long terme. Avec Roundcube, la gestion d’emails devient enfin un centre de profit !
Conclusion
Alors n’attendez plus pour révolutionner votre messagerie. Adoptez Roundcube OVH dès maintenant et donnez une nouvelle dimension à la collaboration dans votre entreprise. Votre temps et votre argent sont précieux, investissez-les au mieux !
