La gestion des actifs informatiques est la nouvelle carte joker des entreprises pour l’optimisation des processus et la réduction des coûts d’exploitation. Mais comme tout marché émergent, le cadre opérationnel ainsi que les règles se définissent chaque jour. Aussi est-il important pour chaque responsable d’entreprise d’identifier et d’implémenter efficacement les leviers et outils de gestion les plus efficaces pour maîtriser en tout temps les coûts d’exploitation.
Découvrez dans les lignes qui suivent, comment réussir la transition d’une entreprise vers les solutions d’encadrement des ressources les plus efficaces.
Les principes et enjeux de la gestion des actifs informatiques
Lancé depuis le début des années 2000 et l’essor de l’informatique, la crise de la Covid a achevé la consécration du nouveau paradigme informatique de la vie d’une entreprise. Le parc informatique occupe désormais une place essentielle dans l’exploitation d’une entreprise puisque la présence en ligne est un impératif de réussite et de longévité dans le contexte économique actuel. Or en règle générale, l’investissement informatique à destination des entreprises est généralement coûteux. De plus, la fragilité de certains équipements ainsi que les exigences techniques de leur utilisation rajoutent à la difficulté d’exploitation et de maintien du parc.
Qui plus est, l’utilisation commune de certains outils entre différentes équipes ou collaborateurs au sein de l’entreprise apporte un défi supplémentaire de suivi. En effet, selon un rapport publié en juin 2024 par Flexera, environ 53% des équipes informatiques indiquent rencontrer des difficultés à avoir une visibilité complète des investissements technologiques (*1).
L’objectif de la gestion de parc informatique ? Optimiser le cycle de vie des actifs
Quand on aborde la thématique du contrôle des coûts en matière de gestion de parc informatique, l’optimisation du cycle de vie d’un actif est un point essentiel. Il s’agira surtout de garantir au maximum que chaque affectation de matériel est faite dans le sens d’un gain de productivité pour l’activité concernée.
Certes il est question de mettre à disposition de toutes les équipes, les outils et matériels nécessaires à l’accomplissement de leur mission. Mais les gestionnaires de ressources doivent également réussir à mettre en place le suivi nécessaire à la prévention des fautes et/ou dommages d’utilisation tout en s’assurant d’une maintenance en temps opportun. Tout ceci devant être réalisés de façon continue pour ne pas entraver la fluidité et le bon déroulement des activités de l’entreprise.
Autant dire que le suivi manuel via notamment une fiche excel par exemple, révèle très vite ses limites. Sur la base du principe précédemment établi, la gestion des actifs informatiques requiert une intégration rapide des besoins réels de l’entreprise afin de calibrer le budget en conséquence. L’un des principaux avantages de cette approche est que les risques de commande excessive ou de retard à cause d’une insuffisance de mise à jour sont réduits au maximum. Dans cette même optique, les ressources sont toujours dirigées vers les postes où le besoin est effectif. Par ailleurs, le suivi intégré en temps réel que permet les meilleurs outils de gestion d’actifs informatiques garantit que le cycle d’utilisation optimal de chaque élément du parc soit respecté. Un important gain de longévité lorsqu’on sait que le non-respect des consignes d’utilisation précipite souvent les équipements sensibles vers une fin de vie précoce. À cela s’ajoutent les risques non négligeables liés à la cybersécurité. Dans les cas les plus graves, c’est l’ensemble des activités de l’entreprise qui peut être compromis dans le cadre d’une gestion de parc informatique inefficace.
Comment assurer la répartition, la sécurité et la maintenance des actifs informatiques ?
Les pertes potentielles associées aux erreurs de gestion des actifs numériques aussi bien sur le plan financier que sur l’aspect de la conduite des opérations se chiffrent très rapidement à plusieurs milliers d’euros pour les entreprises modestes. Au niveau des grandes organisations, cela peut aller à plusieurs centaines de milliers d’euros voire plus.
C’est l’une des raisons principales pour lesquelles les entreprises se tournent de plus en plus vers des solutions logicielles dédiées à la gestion des actifs informatiques. Un marché en plein essor que les experts annoncent à 2,45 milliards d’euros à l’horizon 2029 (*2).
Afin de relever le défi de la gestion des actifs informatiques de façon efficace, il est nécessaire de disposer d’un outil permettant de créer un écosystème de suivi performant. Cela suppose l’enregistrement et la mesure des stocks de même que le renseignement en temps réel du statut de chaque équipement.
Dans cette perspective, un bon logiciel de gestion des actifs informatiques doit permettre de :
- Réaliser un inventaire permanent des biens physiques et numériques,
- Gérer de manière intelligente leur attribution auprès des collaborateurs,
- Connaître l’emplacement de chaque élément grâce à la localisation en temps réel,
- Prévoir des maintenances pour anticiper les pannes et autres dysfonctionnements,
- Concevoir un plan budgétaire qui s’aligne aux besoins réels de l’entreprise,
- Remplir toutes les exigences pour rester conformes aux exigences des audits et contrôles..
Par dessus tout, un logiciel de gestion efficace doit être une solution qui s’intègre facilement à l’écosystème existant pour permettre de centraliser les données. En cela, il s’agit d’une valeur sûre pour optimiser le suivi de toutes les opérations.
L’expérience Sodastream avec Timly : Comment la firme assure sa gestion des actifs informatiques à distance ?
Le parcours du leader mondial de la fabrication d’appareils domestiques de gazéification de boissons, Sodastream peut servir d’inspiration pour choisir avec stratégiquement la solution de gestion des actifs informatique. Si par le passé, l’entreprise a usé des tableurs Excel pour sa gestion de parc informatique et du matériel… Elle a révolutionné et optimisé ses processus avec la gestion des actifs informatiques Sodastream dans Timly. Désormais, toutes les informations relatives à chacun des actifs informatiques de Sodastream sont consignées dans une plateforme unique : utilisateur, emplacement en temps réel, état de marche, contrats de garantie, planification de maintenance, … Les responsables logistiques peuvent ainsi avoir un aperçu à 360 degrés de l’infrastructure informatique de l’organisation, y compris les actifs informatiques des employés en télétravail.
Enfin, pour plus de mobilité et assurer un contrôle rigoureux des ressources même en dehors des locaux de l’entreprise, la solution logicielle adoptée par Sodastream est basée sur le cloud, et ainsi accessible sur tout appareil mobile. Ainsi, les employés peuvent réserver un appareil, réaliser un auto-inventaire à distance ou encore signaler une défaillance simplement et rapidement dans Timly.
Conclusion
Étant donné l’étendue des enjeux liés à la gestion des actifs informatiques, il est vital pour entreprise de se reposer sur une plateforme à la fois puissante et transparente. Parmi les nombreuses solutions logicielles disponibles sur le marché, il existe celles qui sortent du lot, permettant de prendre en charge les projets de grande envergure comme ceux de Sodastream. Un logiciel de gestion des actifs informatiques tels que Timly agit comme un outil tout-en-un, facilitant à la fois le suivi dans les locaux et sur le terrain grâce à son application mobile d’inventaire.
A la clé, une efficacité opérationnelle éprouvée, un gain de temps notable et des économies substantielles que vous pouvez d’ores et déjà apprécier à travers le calculateur de ROI.
Sources :
- Flexera 2024 State of ITAM Report Finds that IT Teams Face Increasing Audit Fines and Over Half Lack Complete Visibility into Technology Assets – Flexera
- Analyse de la taille et de la part du marché de la gestion des actifs informatiques – Tendances de croissance et prévisions (2024-2029) – Mordor Intelligence
